 |
| Etika Merima Tamu Kantor |
TamuKantor adalah sesorang atau kelompok yang datang kesebuah perusahaan unutk
kepentingan tertentu. Salah satu tugas utama seorang sekertaris disini adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu kantor. Akan tetapi sebgai
sekretaris tidak bisa begitu saja menerima tamu, ada etika atau aturan
tersendiri dalam menerima tamu, berikut etika atau hal yang harus dilakukan
sekretaris dalam menerima tamu dikantor yang benar :
1. Hal yang perlu diperhatikan adalah Erika menerima tamu kantor. Dalam menerima tamu sekretaris perlu melakukan :
Apabila sudah sudah ada janji, tepati
waktu, apabila sedang ada tugas diluar kantor harus memberitahukan dan minta
maaf untuk datang terlambat (proritas perlu dipertimbnagkan).
- Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.
- Berikan sapaan ramah kepada tamu.
Selain hal diatas, hal
lain yang pelu dilakaukan sekretaris dalam menerimma tamu dikantor adalah
sebagai berikut :
- Penanganan ruangan tamu
Etika menerima tamu kantor yang baik adalah memeriksa tata ruangan penerimaan tamu, khusunya yang berkaitan
langsung dala hal :
- Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.
- Lengkapi ruang tamu dengan peralatan, buku tamu, kartu pengenal tamu, majalah/Koran, brosur/katalog,tempat sampah/asbak
- Tunjukanlah sikap untuk selalu siap memberikan bantuan dan sikap bersahabat.
Tata cara mengantar dan melayani tamu
- Jangan membeda-bedaka tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.
- Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan sikap yang ramah.
- Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah atas dan jari rapat, menunjuk arah dengan telunjuk adalah sikap yang tidak sopan.
- Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
2. Hal
yang harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor
Saat
sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
- Mempersilahkan tamu duduk ditemapat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh dengan pintu.
- Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk miring bersandar, kaki menumoang keatas tidaklah baik.
- Ketika akan memasuki rauang yang ada tamu didalamnya hendakanya mengetuk pintu, setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara dengan orang yang dimaksud
3. Hal
yang dilakuakan sekretaris dalam melayani tamu .
Pada prinsipnya semua karyawan harus
dapat bertindak sebagai penerima tamu, oleh karena itu sekretaris yang bertugas
menerima tamu harus memperhatikan hal-hal berikut :
- Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
- Memberikan kesan yang paling mnyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar terjalin goodwill yang baik.
- Menyapa, menghormati, memberikan bantuan dengan informasi yang tepat dan sikap yang ramah.
- Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang dibawa oleh tamu, sesuai dengan kebijakan kantor.
Beberapa petunjuk praktis Erika menerima tamu kantor yang benar
- Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan, sabar, dan ceria.
- Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa
- Bila senang bertelepon dan tamu masuk beri senyum dan insyarat dengan tangan supaya duduk dengan gaya yang sopan.
- Sapalah tamu dengan kalimat seperti “selamat siang ada yang dapat saya bantu ?”
Jika menurutmu artikel ini bermanfaat tolong sebarkan dan bekomentarlah dengan bijak 😊
0 Komentar